[소셜웹기반 협업툴] #2. 구글문서도구 (v.1)

[소셜웹기반 협업툴] #2. 구글문서도구 (v.1) http://docs.google.com

 

무거운 MS오피스를 불법다운받아 사용하고 파일은 USB나 웹하드, 메일을 통해 공유를 시키는 방법을 사용하고 계시다면!

구글 문서도구를 추천해 드리고 싶어요. 구글에서 제공하는 문서도구는 Document, Presentation, Spreadsheet, Form, Folder기능을 제공하며 기본적인 문서편집이 가능하고 문서를 온라인상에서 여러사람과 공유가 가능하며 초대하여 실시간 공동작업이 가능합니다. 또한 공유할 링크(인터넷주소)를 만들어 모든 사람에게 보일 수도 있고 구글에 로그인을 하지 않아도 편집을 할 수 있는 권한을 부여할 수도 있습니다. 온라인으로 협업을 하는데 있어서 절대적으로 없어서는 안 될 중요한 역활을 하는 녀석이죠.

 한마디로, 온라인에서 프로젝트 진행을 위한 최적화 도구이면서 실시간 커뮤니케이션이 가능하고 공유가 가능한 툴입니다.

 

▽ 구글문서도구- http://docs.google.com

 

 

▽ 구글 문서도구에서는 Document, Presentation, Spreadsheet, Form, Folder 양식을 지원해요.

각 문서들은 다양한 양식으로 내컴퓨터로 다운로드를 할 수도 있고,

사본만들기, 위에서 말씀드렸다 싶이 다른 사람들과 공유하고 동시공동작업이 가능합니다.

각각의 양식들을 좀더 자세히 알아 보도록 하죠^ㅡ^

 

 

▽ 구글문서도구 1. Document

MS오*스의 Word라고 생각하시면 되요. 아래 이미지는 두개의 웹브라우저를 켜서 두개의 개정으로 로그인 한 후 협업하는 모습을 캡쳐한 모습입니다.

왼쪽은 breezeday라는 ID의 사용자가 로그인되어 텍스트를 작성하고 있는 모습입니다. 그러자 오른쪽 cityhntr ID로 로그인 되어 있는 사람의 창에

편재 편집중: 강정은 이라고 편집중인 사람을 알려주고 있죠. 물론 cityhntr님이 함께 글을 쓰는것도 가능합니다.

오픈 프로젝트를 진행할때 함께모여 미팅 후 한 사람이 그 내용을 회의록으로 만드는 경우가 많은데 때론 구글 문서도구를 사용하여 문서를 함께만들면

시간절약이 될 것 같네요^^

 

 

▽ 구글문서도구 2. Presentation

MS오*스의 Powerpoint라고 생각하시면 되요. 아래 이미지는 두개의 웹브라우저를 켜서 두개의 개정으로 로그인 한 후 협업하는 모습을 캡쳐한 모습입니다.

구글 문서도구의 프리젠테이션 기능은 파워포인트 못지않게 강력하다고 감히 말씀드릴 수 있습니다. PDF, PPT로 다운로드 가능하며, 슬라이드 인쇄, 슬라이드 쇼, 다양한 템플릿, 배경 테마변경인 기본 기능에 역시나 공유및 공동으로 협업이 가능합니다.

왼쪽 사용자가 클릭한 부제입력 틀은 오른쪽 사용자에게 갈색 박스로 편집 중인 사용자가 있다는 것을 알려줍니다.

 

또한 다양한 템플릿과 레이다웃도 제공하기 때문에 더욱 효율적으로 사용할 수 있겠죠?

 

▽ 구글문서도구 3. Spreadsheet

 MS오*스의 Excel이라고 생각하시면 되요. 아래 이미지는 두개의 웹브라우저를 켜서 두개의 개정으로 로그인 한 후 협업하는 모습을 캡쳐한 모습입니다.

100%는 아니지만 엑셀의 기본 기능은 모두 제공되며 함수도 사용가능 합니다. 특히 요 스프레드시트는 제가 자주 사용하는데요.

공유할 링크(인터넷주소)를 만들어 모든 사람에게 보일 수도 있고 구글에 로그인을 하지 않아도 편집을 할 수 있는 권한을 부여할 수도 있습니다.

아무래도 Document기능 보다는 표처럼 틀이 나누어져 있는 스프레드 시트를 사용하여 여러면의 사람들이 함께 들어와 의견을 적는일을 하곤 합니다.

 

 

▽ 구글문서도구 4. Form

요 Form기능은 설문조사지라고 생각하시면 쉬울 것 같네요^^ 많은 사람들의 의견을 취합하고자 할때 많이 사용되는 양식입니다.

구글문서도구의 Form을 클릭하시면 아래와 같은 창이 생성됩니다. 그럼, 타이틀과 설명을 쓴 후에 항목 추가를 이용하여 질문을 적으면 됩니다.

테마기능을 이용해 배경을 바꿀 수도 있고, 이메일로 이 양식 보내기, 응답은 위에서 설명드린 스프레드시트에 자동저장이 되고 각 질문에 대한 응답자와 그래프로 요약되어 볼 수도 있습니다. 추가적으로 다른 툴에 임베딩 시킬 수도 있고 확인 메시지를 수정 할 수도 있습니다.

포스팅을 하면서 설문기능을 원할때 구글문서도구의 Form기능을 이용해 설문지를 임베딩 시키죠^^

 

 

위의 이미지에서 맨 아래를 보시면 "여기에서 게시된 양식을 확인할 수 있습니다." 하고 옆에 긴 링크주소가 있는데 클릭하면 나오는 화면은

아래와 같습니다. 다른 분들께 "긴 링크주소"를 보내주는 거죠.

(잠시 다른 Tip을 드리자면, 긴 주소를 축약시켜주는 툴 중 저는 http://j.mp 사이트를 이용합니다^^)

 

 이렇게 사람들에게 위의 폼을 통해 받은 답변은 아래와 같이 스프레드시트에 타임스탬프와 함께 자동저장하게 됩니다.

위에서 말씀드렸다 싶이 스프레드 시트는 다른 사람과 공유할 수 있다는거!!!~ 이렇게 취합된 내용을 많은 사람과 공개도 하고

직접 이 문서에 편집할 수 있는 기능도 부여할 수 있답니다.

 

프로젝트 진행을 위한 최적화 도구! 커뮤니케이션&공유가 가능한 구글문서도구! 구글닥스..ㅋㅋㅋ

구글 문서도구가 제공하는 양식들(Document, Presentation, Spreadsheet, Form)에 대해 말씀드렸으니

오프라인 오피스와 다른 "공유와, 참여, 개방"에 대해 말씀을 드려야겠죠?^^

 

구글문서 공유, 참여, 오픈하기

구글 스프레드 시트든, 프리젠테이션이든, 도큐먼트든 오른쪽 상단의 공유 버튼을 누르시면 아래 왼쪽과 같은 메뉴가 보여요.

"공유할 링크 만들기" 를 클릭 하시면, 오른쪽과 같은 창이 뜨죠^ㅡ^

이곳에서 모두가 볼 수 있도록 공개도 할 수 있고, 구글에 로그인 하지 않아도 편집 권한까지 줄 수 있답니다.

공유할 인터넷 주소는 "이메일 또는 메신저로 다음 링크 공유" 창에 나와 있구요. 근데 너무 길죠?

    

 

그래서 짧은 Tip하나를 드리자면,^^

긴~ 인터넷주소를 짧은 인터넷 주소로 바꿔주는 사이트를 이용해 단축주소를 만들어 사용하시면 편리해요.

제가 사용하는 곳은 http://j.mp 랍니다. 아래와 같이 긴 인터넷 주소를 넣고 오른쪽 "Shorten" 버튼을 누르시면

파란색 음영으로 칠해져 있는 "Your j.mp link"창에 단축주소가 생성이 되죠.

이 창 아래를 보면 이 짧은 주소를 커스터마이징 해줄 수도 있는데 복잡하게 생각하실 까봐 1단계 까지만 알려드립니다^^

궁금하시면 덧글주셔요~ㅎㅎ 아니면 다른 협업툴 소개를 할때 또 소개를 하겠습니다.

 

 

 위와 같이 문서를 오픈을 하고, 참여를 시킬 수 있구요! 또 다른 참여 방식으로 초대하는 기능이 있습니다.

오른쪽 위 공유 버튼을 누르고 "사용자 초대" 메뉴를 누르시면 오른쪽 아래와 같은 팝업이 생성되는데요.

초대 창에 메일을 콤마(,)로 구분해서 넣어주면 됩니다. Gmail 주소록에 있는 사람은 ID를 치면 위쪽("진영님"..)과 같이

주소가 들어가구요 Gmail이 아니라도 초대할 수 있답니다. 하지만 Gmail 계정 하나정도는 있는게 좋겠죠?

(구글에는 구글문서도구 말고도 무궁무진한 리소스들이 있으니까요^^)

 

 

 

초대를 하고, 다음 탭에는 권한있는 사용자리스트가 보이는데요 사람 별로 권한을 다르게 줄 수 있답니다.

소유자는 1명이지만 변경도 가능하구요, 편집기능과 공개만 할 수 있도록 변경할 수 있어요!

 

 

음,

몇일동안 구글문서도구에 대해 포스팅을 한건데. 분명 헛점과 부족한 점이 있을텐데... 구글문서도구 v.1은 여기서 마치고,

피드백을 해주시는 것과 올린 후 꼼꼼히 다시 살펴본 후에 v.2를 해볼까 합니다.^ㅡ^ 아~~~ 사용하는것 보다 이렇게

정리하는게 더 어려운 것 같네요.ㅋㅋㅋ

 

오우, 방금 딱 적절한 예를 드릴 일이 생겼네요.

종범님 (@nongchon)이 아래와 같은 트윗을 날리셨어요.

 

 

같은 타임라인에 있던 저는 보고 저도 RT(리트윗)을 하면서 제 의견을 드렸죠.

 

 

그러자 종범님이 구글닥스 여는 법을 물어 보셧고,

 

 

저는 또 재빠르게 설명을 드렸어요!

 

 

 그리고 재빠르게 구글문서도구를 이용해 스프레드시트를 열어주신 종범님이 트윗을 날려주시고,

전 링크된 주소를 따라 들어갔죠^^ 이 메세지는 저 말고도 종범님을 퐐로잉 하는 분들도 볼 수 있는

메세지 이기 때문에 같은 타임라인에 계신분들이 보고 들어오실 수도 있고, 궁금하시면 저나 종범님과

대화도 나눌 수 있는거예요. 유익한 메세지 이고, 다수와 공감대 형성만 하면 메세지확산력은 피라미드식이예요!

 

 

전 또 제 의견을 달고, 구글문서 스프레드 시트(링크된 주소)로 들어갑니다.

 

아래는 구글문서도구 스프레드 시트 현장(?) 입니다.

커서가 빨강, 보라, 파랑, 초록 여려개 잡혀잇죠? 오른쪽에 보면 "~외에 2명의 사용자가 보고 있습니다"라는 메세지도 보이구요.

서로다른 곳에 있는 분들이 트위터를 통해 들어오셔서 의견을 적어주시고 계신거예요.^^

그 의견은 만든사람 혼자만 보는 것이 아니라 또 함께 공유 하는거죠.

 

 

이렇게 알게된 토마토농장의 @todaeg 님과 반갑게 인사를 나누고, 서로 훈훈하게 메세지를 전달했습니다^^

 

오우, 정말 좋은 엑설런트한 예인 것 같아요(!!) 예기치 못하게이런 껀수(?)가 생김에

종범님과 토당님께 감사감사 합니다~ 므흣므흣.

오늘은 즐거운 금요일, 신나게 보내렵니다~